Definición
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
Marco Legal
El marco legal proporciona las bases sobre las cuales
las instituciones construyen y determinan el alcance y
naturaleza de la participación política. En el marco legal
regularmente se encuentran en un buen número de
provisiones regulatorias y leyes interrelaciones entre si.
Equipos.
De acuerdo con las funciones, la producción documental y los
recursos técnicos y financieros, la organización podrá contemplar el uso
de recursos informáticos como computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicación y distribución de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trámite y distribución, podrá contar con equipos de fax, correo electrónico y digitalización, entre otros.
Sellos
Con el fin de dejar constancia de la recepción de los documentos, el Área de Correspondencia deberá contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y demás que requiera la empresa de acuerdo con las funciones.
Carpetas
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con una carpeta que permita transportar desde el Área de Correspondencia a la respectiva dependencia los documentos que recibe y que envía.
Casilleros
En virtud de que el Área de Correspondencia centraliza la recepción y el envío de las comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rápida ubicación.
Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.
*Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
* Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la atención eficiente de la correspondencia recibida.
* Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento
* Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
* Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
♥Comunicaciones Oficiales
: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Las comunicaciones oficiales son el Oficio, la Circular, el Memorándum y la Providencia. Ellos constituyen mensajes que piden o entregan información sobre materias oficiales. Una caso especial es la Solicitud, pues es una comunicación personal dirigida a un servicio público para impetrar un beneficio. Siendo en su origen un mensaje privado, al ingresar a un servicio para su trámite normal a un servicio para su trámite normal, esta comunicación personal se oficializa, es decir, adquiere un carácter oficial. Por ejemplo la solicitud que pide una certificación.
Que es radicacion
Asignación de número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas. Fecha hora de recibo o de envío, para oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la Ley. Estos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Debes tener en cuenta no reservar números de radicación ni pueden existir números repetidos o corregidos. La numeración será asigna al orden de recepción del documento.
